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从财务考量GSP认证过程

http://www.pharmacy.hc360.com2012年07月04日09:30医药经济报作者:张洁

    【慧聪制药工业网】企业正常经营过程中的购销活动,与企业的财务核算有着密切的联系。目前,药品批发企业GSP认证检查评定标准共有132项条款。这些条款涵盖了企业的管理制度、人员设备、购进与销售的各个环节。对企业财务核算而言,则涉及到票据管理、资金进出、商品账目等内容。对于一个合法经营、管理规范的企业来说,其GSP管理系统与财务核算系统必定是相辅相成,相互统一的。本文从财务角度对GSP认证的几项条款在检查过程中的运用,进行探讨。

    审核供货企业与销售单位

    GSP认证条款第2702项:“企业进货应确定供货企业的法定资格及质量信誉。”

    GSP认证条款第5001项:“企业应根据有关法律、法规和规章,将药品销售给具有合法资格的单位。”

    从企业财务核算的角度分析,贯彻执行这两项条款的要求,要从财务系统中供货单位与销售客户管理模块的建立以及货款资金流相关信息的比对中得到印证。目前企业所运用的财务核算软件(常用的有金蝶、用友等)都开发有收付款单位的管理模块,所保存的收付款单位都是与企业发生过业务往来的。无论是GSP管理系统还是企业的质管部门都应该将相关的资质证照建(留)档。检查的思路就是以会计核算来默认某项业务已经发生,从而追溯其业务对象的合法性。可以根据不同的情况着重关注几个检查要点:

    1.比较财务核算系统与GSP管理系统各自建立的供销单位数量。如发现有出入,再有针对性地抽取财务核算系统内的某几个收付款客户的信息,要求企业提供已搜集审核过的供方企业与销售单位的档案信息,倒查企业是否已履行对供销方的资质审核职责,索取的相关资质证照是否真实、完整、有时效。

    2.对财务上长期挂账的付款方,要特别注意“应付账款”科目。调阅供货方的资质证照,分析挂账的原因,分析资金流向,查企业是否有接受该供货方虚开增值税发票的行为。

    3.将供货企业的银行开户证明文件(复印件)等作为供货方和首营企业的档案内容。供货方的开户行名称、地址及账号信息对保证企业货款的正确资金流向起着很大作用。对供货企业更新了的账号,要及时补充。在检查时,也要注意企业支付货款时转账支票上的信息与供货企业提供的信息是否一致。在企业与供货企业的货款结算方面,现金交易和个人银行卡的结算方式已引起了大家的重视,二者从本质上来说都是一样的,即与个人结算。

    4.要求企业在现金缴款单上注明各缴款单位或以每家为单位分别开具现金缴款单。企业对销售单位的货款缴收时,如果有会计独立核算的单位,如乡镇以上级医疗机构,货款一般会采用转账的方式汇入企业的账号;而类似村卫生室、个体诊所等小规模医疗机构,其货款一般都是以现金上缴或直接支付给业务员。这就要求企业在现金缴款单上注明各缴款单位或以每家为单位分开开具现金缴款单,以清楚反映销售对象,并应在管理制度上予以明确。

    对购销票据的财务检查

    GSP认证条款第3301项:“购进药品应有合法的票据,并按规定建立购进记录,做到票、账、货相符。

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